Лига фрилансеров

Чаты для каждого процесса

В пространствах создаются чаты, чтобы решать в них конкретные задачи отдела или проектной команды. Например, у отдела продаж они могут быть такими:

• «Отдел продаж – общий». Используется для важных новостей, голосовалок и вопросов, которые не подходят ни под один тематический чат. В нем состоит весь отдел продаж.

• «Руководители». В чате общаются только руководители, он закрыт для других сотрудников.

• «Sales действия». Здесь отражаются основные действия, которые выполняют сотрудники от первого контакта с заказчиком до заключения сделки.

• «Клиенты – этап презентации». Все внимание в чате сосредоточено на конкретном этапе взаимодействия с клиентами.

• «Биллинг и оплаты». В нем идет обмен данными, которые связаны с финансовыми вопросами.

• «Отчеты». Чаты с отчетностью удобно использовать во многих отделах — везде, где важно регулярно отслеживать выполнение планов.

Полезно создавать чаты и под общие задачи компании — например, под поиск нового офиса. Тогда все сотрудники, которые задействованы в поиске, сбрасывают фотографии и дополнительную информацию в один чат, затем вместе обсуждают каждое помещение и делают выбор.

Треды и короткие ответы

Треды в чатах Compass мы используем, чтобы собрать всю информацию по задаче в одной ветке. Под каждую новую задачу пользователи пишут всего одно сообщение, а дальнейшее обсуждение ведут под ним. Даже если комментариев становится много, избежать хаоса помогает функция цитирования.

Усовершенствовать работу тредов и всего мессенджера можно с помощью коротких сообщений. Мы для этого используем цифры. Сотрудник, которому важно получить мнение руководителя по задаче, пишет подробное сообщение, предлагает несколько вариантов ответа и нумерует их. Руководитель в комментарии к сообщению пишет только номер. Время, потраченное на ответ, сокращается в несколько раз.

Реакции как полноценный инструмент

Реакции — не просто привычные эмодзи, которые позволяют команде выразить свои эмоции по тому или иному вопросу. При правильном использовании они выполняют несколько функций:

• Служат подтверждением того, что пользователь ознакомился с важной информацией — например, с новостью, которую разместил руководитель.

• Демонстрируют поддержку со стороны коллег. При решении сложных задач такая поддержка необходима и является дополнительным положительным стимулом.

• Помогают разделять задачи по статусам. Реакция «плюс» может означать согласие, а зеленой галочкой удобно обозначать завершенные задачи. При помощи эмодзи с изображением глаз можно оповестить, что редактор начал проверку текста.

Как только использование эмодзи станет осмысленным и автоматическим, количество лишнего текста в чатах и тредах сильно сократится — это сэкономит еще больше времени на поиск необходимой информации.

Правила тоже важны

Культура взаимодействия в компании — это система, которая выстраивается по своим правилам. Они должны быть простыми, понятными и известными всем сотрудникам. Если в компании принято, что завершенные задачи отмечаются галочкой, то это должны знать все. То же самое касается коротких сообщений, формирования отчетов и всех остальных инструментов.

Еще одно важное правило звучит так: «одна задача — одно сообщение». Вся информация, которая касается поставленной задачи, должна обсуждаться в треде. Тогда общий чат не засоряется, а найти нужные комментарии не составит труда даже через несколько месяцев.

Чтобы у сотрудников не возникало вопросов, каждая команда должна разработать свой регламент для общения в корпоративном мессенджере. В то же время, не стоит придумывать правила ради правил. Если какой-то инструмент не приносит объективной пользы руководителям или сотрудникам, загонять его в рамки не стоит. Культура взаимодействия должна быть комфортной для каждого участника и в меру гибкой.

Плюсы «мобильного офиса» для руководителя

При использовании всех перечисленных инструментов корпоративный мессенджер превращается для руководителя в «мобильный офис», в котором управлять компанией можно на смартфоне. При этом руководитель получает:

• Порядок во всех чатах. Текущие либо завершенные задачи, отчеты, счета по всем отделам — все это легко найти и просмотреть.

• Самостоятельную команду. При правильной организации процессов каждый сотрудник хорошо понимает, кто и за что отвечает, кому можно задать вопрос, и у кого попросить помощи.

• Возможность участвовать в принятии важных решений, тратя на это минимум времени и сил. Комментарии в виде цифр можно оставить в перерывах между деловыми встречами.

• Вовлеченность сотрудников. Когда вся команда, все процессы и результаты находятся на виду, работники активнее вовлекаются в процесс и больше заботятся о результате.

Даже если руководитель находится в другой стране, правильно настроенный корпоративный мессенджер позволяет ему эффективно управлять командой и быстро давать качественную обратную связь.

Плюсы «мобильного офиса» для сотрудников

Формат «мобильного офиса» приносит пользу не только руководителю, но и команде, каждому ее участнику. Для сотрудников преимущества такие:

• Четкая структура рабочего пространства. На поиск информации, постановку и решение задач тратится меньше времени.

• Уверенность в том, что руководители всегда на связи и быстро ответят на грамотно сформулированный вопрос.

• Экономия времени, которое уходит на общение с командой. При этом качество взаимодействия только повышается. Вместо сообщения «коллеги, смотрю задание, скоро дам ответ» можно поставить реакцию — и все будут понимать, что происходит.

• Повышение личной эффективности в работе. Любой мозг работает лучше, если есть четкая структура и не нужно отвлекаться на постоянный информационный шум. При таких условиях сотрудники меньше устают и получают больше удовольствия от решенных задач.

Все эти преимущества — результаты, которые мы получили в команде Compass.

Напишите в комментариях, как у вас построено общение в мессенджере, какие видите плюсы и минусы. Будем рады увидеть ваше мнение и ответить на вопросы 😉

Попробуйте корпоративный мессенджер Compass для эффективного управления бизнесом из любой точки мира. Для команды до 10 человек программа бесплатная. Если пользователей больше 10, у нас есть пробный бесплатный период на 30 дней.

В паблике я сначала постил всякие смехуечки на околокопирайтерские темы, но потом понял, что это не работает на мои цели, и начал делиться своим опытом и показывать кейсы.

6. Старался делать виральные полезные штуки, которыми люди захотели бы поделиться. Например, запилил табличку для учета денег на фрилансе или скрипты для типографа и верстки. Их даже Ильяхов у себя на канале анонсировал, хехе.

7. Писал статьи в издания, которые читают коллеги. Например, я написал 9 статей в блог Текстерры, и много крутых людей узнали обо мне благодаря им.

* * * * *

Суперзвездой с миллионом подписчиков я, конечно, не стал. Но профессиональному росту это помогло сильно. Я нашел много знакомых, которые потом стали мои клиентами или сотрудниками. Да и с партнером по бизнесу мы познакомились, потому что оба старались как-то пропиариться и быть на виду.

Самый кайф — чтобы делать все это, не надо иметь мощный личный бренд, огромный опыт, владеть бизнесом или что-то еще. Я делал все это, будучи обычным копирайтером-ноунеймом без опыта в SMM, пиаре или чем-то еще.