JanaKazak

Первые дни на одном объекте, хожу вникаю, голова квадратная, весь занятой. Прихожу рано на работу, офис-менеджер уже встречает меня и предлагает чай-кофе, выхожу под вечер, она все еще сидит. Через неделю не выдержал и спросил, чего это она все время задерживается и приходит ни свет ни заря. Тем более у нее есть семья, дети. Говорит работы много, не успеваю. И вот вызываю ее спрашиваю, чем она таким занята, говорит о сканировании, копировании, рассылке документов, регистрации и прочем. Вроде все логично, но все равно человек как то нереально перегружен. Или тут что-то с организацией труда или она явно не соответствует занимаемой должности. Раскидал текущие вопросы, сел рядом с ней и начал наблюдать за ее работой, попутно задавая вопросы. А это что, а почему, а для кого, а кто сказал так делать, и как часто вы делаете, а они что, а вы что и т.д. Короче мешал я ей и снижал ее продуктивность всячески отвлекая своими вопросами. Но мне можно, я там был главным. Выяснилось/сделано:

1. Регистрация писем. Согласно стандартам менеджмента качества, которые внедрило предыдущее руководство она должна была регистрировать все документы, которые поступали к ней./Запретил ей регистрировать документы, которые не являются официальным запросом с исходящим номером. Сказал пусть собирает в папку с названием отдела и пусть представители этих отделов сами регулярно приходят посмотреть, что для них пришло и разбирают свои бумажки;

2. Электронные письма. Тут у меня немного челюсть отвисла. Согласно ..... все письма в компанию приходят на ее почту, а она потом пересылает эти письма соответствующим сотрудникам и отделам. Для чего ты это делаешь спросил я :-) Ответ был типа того, что сотрудники потом могут сказать, что письма не получали, а так они знают что все под контролем. / Позвонил айтишникам и спросил сохраняются ли у нас на сервере копии писем поступающих в организацию. Сказали да. Попросил их сделать все как у людей, чтобы письма приходили сразу к тому, к кому они направлены и к офис-менеджеру приходили только письма предназначенные ей;

3. Сканирование и копирование. Сижу наблюдаю, пришла бухгалтер дала бумажку, пришла юрист с первого этажа дала бумажку. Наша пчелка все делает. Спрашиваю, а что у них самих нет сканеров и ксероксов. Отвечает что есть, но так как она офис-менеджер, то это ее обязанность копировать и сканировать./Запретил ей сканировать и копировать документы приносимые другими сотрудниками, а обязал заниматься только своими документами. Позвонил руководителям отделов и обещал их самих посадить на ее место, если их сотрудники еще раз придут к ней, чтобы она им ксерила и сканила. Да мы в принципе и сами можем, просто у нас так было принято ответили они.

На следующий день после обеда, она уже сидела выполнив большую часть своих должностных обязанностей и в 5 вечера как и все сотрудники офиса ушла домой. Через неделю до нее дошло, что произошло и она сказала спасибо.

Был похожий случай в другой компании, когда офис-менеджер готовила чай ген.диру, его водителю, главбуху, логисту, коммерческому директору. Сказал ей посылать всех кроме ген.дира. Послала, удивились и начали сами себе чай делать. 

К чему эта история, да к тому, что как бы глупо это все не выглядело, очень часто во многих компаниях встречается что-то глупое или противоречащее логике. Это может касаться как должностных обязанностей сотрудников, так и бизнес-процессов и системы управления компанией в целом.

Отправили меня как-то в годичную командировку по управлению крупным гипермаркетом. Надо было его открыть, запустить, настроить бизнес-процессы, наладить взаимодействие с головным офисом и уехать. Гипермаркет в моем случае, это объект 9000 кв.м, 29 касс, половина зала продукты, половина зала товары промышленного и хозяйственного назначения.

Так вот в отделе игрушек, у нас была девушка продавец, которая показывала высокий уровень обслуживания. Выделялась она среди других и внешностью и статью, а так же умением все внимание покупателя мужчины привлечь к себе. Увидев маленького мальчика, она сразу же сажала его в игрушечный автомобиль на пульте и катала его. Если машинка не интересовала, то демонстрировала последние модели вертолетиков на пульте. Дети были в восторге, родители не всегда, но обычно если с ребенком приходил папа, то обязательно покупал указанную игрушку. Да и она сама, предпочитала работать с клиентами мужчинами. В отделе было еще 7 продавщиц на них приходилось 40% выручки всего отдела, а на нашу героиню приходились оставшиеся 60%. Для себя я ее обозначил "звезда", а остальных продавщиц "серые мышки". И вот мы заметили, что текучка в данном отделе довольно высокая. "Серые мышки" просят перевести их в другой отдел или увольняются. Начал разбираться, выяснил что "звезда" подавляет других сотрудниц, иногда матом, иногда откровенно обещая организовать проблемы. Специфика региона была такова, что многие девушки были скромными сами по себе и для них было сложно противостоять такой агрессии. Возможно в городском гипермаркете, другие девушки организовали бы ей "темную". Возникла дилемма, на одной чаше весов сотрудница, у которой наилучшие показатели продаж, которую отмечают все приезжающие с проверкой из головного офиса, на другой чаше другие сотрудницы, которые не могут с ней сработаться. Хотел смягчить ее влияние, попросил своего зама провести с девушкой воспитательную беседу. Спустя время выяснилось, что это не принесло результат. Тогда я принял решение, что мы с ней будем расставаться. Сотрудница была сильно удивлена, но ушла спокойно. Климат в коллективе стал более благоприятным. Обслуживание в данном отделе так же изменилось. Не было продавцов, которые предлагают или демонстрируют какую-либо игрушку без такой просьбы со стороны покупателей. Теперь это выглядело так: покупатель подходит к товару, рассматривает его, оборачивается в поисках продавца, продавец подходит и спрашивает, чем она может помочь. Раньше если "звезда" отлучалась, то другие продавцы, ее покупателя не консультировали. Теперь же девочки спокойно заменяли друг друга.

Заглянул в показатели выручки. Доля заслуг каждой работницы стала примерно равной, однако суммарно выручка всего отдела выросла на 25-30% от показателей за предыдущий период. Вместе с изменениями в коллективе, произошли и изменения в обслуживании, а взаимно дополняя друг друга, девушки реализовали формулу командной работы 1+1=3.

P/s: коротко о себе: я из Казахстана, работал в разных сферах бизнеса, если будет интересно, то продолжу делиться историями.

Был в моей жизни период, когда меня отправили законсервировать действующий завод. Завод действительно был в аховом состоянии. Т.е денег нет на зарплату, выкинули с рынка гос.закупок, банк требует вернуть кредит, который благополучно уже потрачен, куча долгов перед поставщиками и перед налоговой. С одной стороны закрой и возвращайся в офис, с другой стороны интересно попробовать что-то сделать. Но что было делать, когда денег на ЗП нет? А долги давят со всех сторон?

Собрал людей, которые выжили после оптимизации и выставил условия:

1. Рабочие получают оплату только за произведенную продукцию. Но теперь график свободный(т.е как вызовут, так выйдут на работу), оплачиваем сразу как только их продукцию примет тех.директор;

2. Тех.отдел и коммерческий отдел, так же остаются без ЗП. Но они получают свой %, как только клиент проведет вторую часть оплаты за продукцию. А это он сделает только если примет продукцию по качеству;

3. Из офисных на окладе остаются только главбух и зам.

Народ покумекал и согласился. Сперва рабочие не доверяли мне, как представителю эксплуатирующего класса. Пытались шантажировать срывом срока заказов и прочим. Потом поняли, что мне миллион плюс или миллион в минус ничего не решают и начали потихоньку работать. Когда сделав маленький резервуар за 3 дня, на утро следующего дня сразу получили оплату своего труда, оказались приятно удивлены. Это конечно не месячная ЗП, но лучше уж получать так частями, чем не получать вообще. Лучший результат был, когда мы получили заказ, который они обычно делают месяц. Те же самые люди, покумекали что да как и изменив алгоритм своих действий, сделали его за две недели. Тем более новая версия оказалась намного лучше.

Коммерческий отдел первое время сидел тупил. Получили заказ, пустили в дело и сидят ждут когда им сообщат что вторая часть оплаты пошла. Как только они поняли, что пока второй части оплаты не будет, не будет и их процентов, то зашевелились. Начали звонить клиентам, сообщать что продукция готова, чтобы поскорее оплачивали. Ранее они просто тупо ждали, когда клиент сам вспомнит про свой заказ. Оказывается некоторые клиенты, могли приехать за свои заказом и через 2 месяца. Теперь, коммерческий отдел уже на этапе получения заказа сразу предупреждал обо всех нюансах, в том числе об обязательности оплаты. Оплата за продукцию, начала поступать быстрее.

Тех.отдел связанный с коммерческим отделом, вынужден был стать гибче. Прекратились разговоры о тупости заказчиков, ребята стали задерживаться, чтобы дать чертежи, тех.директор сразу же прибегал когда коммерческий отдел не мог понять, что хочет заказчик.

Бухгалтерия. Они были всегда особой неприкасаемой кастой. Но после того, как выяснилось что коммерческий отдел не может получить свои проценты из-за того, что бухгалтерия не торопится оформлять документы, мне начали звонить и жаловаться на бухгалтерию. Страшный взгляд главбуха уже никого не пугал, потому что я сразу же брал трубку и звонил в бухгалтерию, чтобы выяснить причины задержки документов. Так у нас бухгалтеры задвигались.

Конечно было тяжело, давили бывшие работники(у нас еще оставались долги по ЗП как наше наследство), давили госорганы, давили поставщики, давили с банка. Бывали и сюрпризы, как к примеру вылезший контракт на крупную сумму, по которому мы деньги года два назад приняли, а сделать забыли. В такие моменты я вспоминал недобрым словом, предыдущий менеджмент. Но в роли антикризисного менеджера я пробыл больше двух лет, в итоге мы завод не только сохранили, закрыли все долги по зарплате и даже сумели расплатиться с большей частью его долгов. А через два года мы благополучно вернулись в список добросовестных поставщиков системы гос.закупок и получили настоящий крупный рынок сбыта для нашей продукции.

Сегодня читаю футбольные новости и вижу комментарий одного из фанатов.

Перехожу по ссылке и там комментарий другого фаната 6 - летней давности. Помнил и припомнил называется.

Было это 10-12 лет назад. Сижу себе на работе, работу делаю. Звонит ко мне руководительница одного объекта, просит помочь её помощнице, которая звонила к ней из банка и рыдала в трубку. Получил адрес, выехал. Оказалось, что она сидит в помещении службы безопасности банка. Когда я вошёл, она была вся заплаканная и держала в руках ручку. Поздоровался с ней, спросил в чем дело. Помимо неё сидело 4 здоровенных лба, один из которых с бицепсами как у Шварценеггера и с суровыми лицами. Далее наш разговор, К-коллега девчонка лет 20ти, СБ-сотрудник службы безопасности, Я-я.

Я: привет, что случилось.

К: они говорят, что я взяла у них кредит и купила сотку и еще что-то на сумму *****, а я не брала.

СБ: а вы кто?

Я: я ее представитель.

СБ: если у вас нет документа на представление ее интересов, то вы не имеете право здесь находиться.

Я: не смешите меня, вы не полиция и не следствие, чтобы ее здесь держать и допрашивать.

СБ: а мы ее не держим, она тут добровольно.

Я: тогда мы уходим. Коллега смотрит сперва на меня, а потом на них с опаской. Явно напугали девчонку. Я уже приказным тоном, "К" вставай уходим.  

СБ: вы надеюсь понимаете, что как только вы выйдете отсюда, то все может закончиться уголовным делом для нее?

Я: "К" брала деньги?

К: (в слезах) нет.

Я: пошли.

Так и ушли. Благо к моему приходу она только собиралась подписать документ, который они ей подготовили. Оказывается, вызвали ее, сказали что она оформила кредит в магазине на покупку техники и много чего купила, оплата просрочена давно. Когда я подъехал, они её уже почти "уговорили" подписать документ по которому она это признает и обязуется покрыть просроченный кредит равными платежами в течение 5 лет. Сказал ей ничего не бояться и в любой ситуации звонить мне.

Через неделю ко мне звонит руководительница объекта. Говорит пару часов назад приезжали банковские работники, извинились перед ней, она подписала им бумагу что претензий не имеет и они смылись. Моё "зачем подписала без звонка мне" уже ничего не значили. Суть была в следующем, коллега хотела купить технику в кредит в магазине. Подошла оформляться там же, потом передумала и ушла оставив заполненные бланки без подписи. Кредитные менеджеры расписались за нее по копии ее документов и ни в чем себе не отказывали. Когда все сроки выплат были просрочены, подключилось СБ банка. Вот так еще 5 минут и она бы расплачивалась 5 лет.