Открытие кофейни. Часть 3⁠⁠

Добрый вечер! Простите, что пропала и затянула с продолжением истории про то, как мы с мужем в декабре открыли собственную кофейню.

Начало истории, в которой я рассказываю о предыдущем опыте и участии в фуд-маркетах, можно прочитать здесь: https://pikabu.ru/story/otkryitie_kofeyni_i_uchastie_v_fudma...

Продолжение истории и про обучение в Кофемании здесь: https://pikabu.ru/story/otkryitie_kofeyni_i_uchastie_v_fudma...

Итак, продолжу.

Этим летом мы решили что все, пора. План был такой - дозакрыть текущий кредит на машину, отложить немного денег и открывать что-то небольшое 50/50 - свои деньги + кредит. Решили выбрать именно формат кофейни с выпечкой и сандвичами/сытными чиабаттами. С небольшим помещением, где комфортно будет проводить и обучение бариста, так как в этом направлении мы тоже хотели развиваться. На все это мы заложили примерно пол-года, чтобы разобраться с текущими делами, отложить денег, грамотно выбрать нужное нам помещение. Заходить планировали в феврале-марте 2019. Выходные и праздничные дни, отпуск заложить на поиск аренды.

ИП к тому моменту у нас уже был, открыли заранее, с мыслями, что наличие ИП скорее подстегнёт нас к старту. Эта тема, кстати, вообще не работает: просто выбросили из своего кармана страховые взносы за два квартала (около 15к). При открытии выбрали упрощенную систему налогообложения, 6%. Открытие ИП максимально простая и прозрачная процедура - социальную карту в метро и то труднее оформить. С вас - заполненная анкета, ИНН, копии документов, госпошлина 800₽. Не забудьте определить по классификатору, какими видами деятельности вы собираетесь заниматься. Регистрация занимает около 5 рабочих дней. Страховые взносы «за себя» раз в квартал, плюс нулевая отчетность на время, пока не ведём никакую деятельность. Всю бухгалтерию очень удобно самостоятельно вести онлайн, я пользуюсь Эльбой - бесплатное подключение на год после регистрации ИП, потом что-то около 3к в год, если не нужно формировать много исходящей документации и вести сотрудников. Оформляете электронную подпись, и ваш первый визит в налоговую для получения свидетельства о регистрации ИП становится последним - далее все отправляете онлайн.

Для тех, кто усмотрел в предыдущих частях тонкое продуманное промо Кофемании и Кофехауза - автор ещё хитрее и изощреннее. На самом деле вся эта многолетняя история - тонкое, джинсовое?, промо онлайн бухгалтерии Эльба и чайников полярис, которые тонко выйдут на сцену уже в следующем посте.

Начиная с сентября, я ежедневно два раза в день просматривала все объявления по аренде в Москве на авито и циане. У меня стояли фильтры по коммерческой недвижимости ПСН/Общепит, до 20 квадратов, 1 этаж. По этому фильтру стабильно выводятся 370-400 объявлений, 90% из которых это субаренда в местах у метро, где помещение >100 квадратов делят на небольшие участки для вейпов/пива/овощей/бытовых услуг/ремонта айфонов/сухофруктов. Ещё часть объявлений это кабинеты в салонах красоты, кабинеты в длинных офисах с тамбурами, подвалы и сомнительные цоколи. Видела смешную шутку в интернете, что если хотите спрятать что-то, чтобы наверняка, скажите, что это находится в цоколе с торца здания. В общем, только 1% объявлений - это то, что теоретически может подойти. Введу ещё дополнительные критерии поиска, которыми я руководствовалась - свой вход, понятная геометрия помещения, обязательно наличие мокрой точки. Не более 10 минут пешком от метро.

Сентябрь, октябрь и ноябрь мы периодически ездили смотреть разные помещения, просто много ходили пешком по городу, искали предложения по аренде. Выбирали центральные районы, где вокруг много учебных заведений и небольших офисов. В центре, кстати, много объявлений, которых нет ни в одной базе циана или авито.

В конце ноября, в очередной раз обновляя объявления, я нашла интересный вариант. Помещение свободного назначения, бывший офис страховщиков или адвокатов, в целом подходящий по всем нашим критериям поиска. Аренда выше, чем мы искали, но в рамках разумного. Я сразу позвонила по объявлению, оказалось, что оно напрямую от собственника. Встретились. Ехали просто посмотреть, поговорить, ничего конкретного. Нам очень понравилось помещение, понравился район вокруг и понравился собственник.

Тихая старая московская улица, без бешеного трафика, но с отличными соседями вокруг - два больших офисных здания, две библиотеки, университет, бюджетные учреждения. До ближайшей еды/кофе минут 8 пешком. Взяли день «на подумать», а подумать было над чем - помещение идеально подходит нам, но решение принимать надо сейчас, а начало мы планировали на февраль, денег не накопили, с текущей работой не разобрались. Стандартный набор ошибок на входе. О котором мы сами прекрасно знали, и который занесён в список «как не надо делать на старте». Спешка, решение за один день, отсутсвие денег, наличие текущей работы. С другой стороны, может оказаться и так, что тебе просто повезло, подвернулся отличный вариант и глупо будет его упустить. Только в такие моменты ты понимаешь всю ответственность своего выбора, никто не сможет тебе подсказать, правильное решение ты принимаешь или нет.

По поводу подсчета трафика и выводов о вероятной выручке на основе подсчетов. Тут не стоит полностью полагаться на свои расчеты и те волшебные 1-2 процента, которые к тебе вот прям точно зайдут (все руководства советуют считать проходящих мимо людей и брать именно 1-2 процента от общего числа прохожих). Лучше совместить подсчёт пешеходного трафика и изучение периметра, ближайшие к вам 50-100 метров. Ведь лучше проходящей мимо вас целевой аудитории может быть только сидящая рядом с вами целевая аудитория. Составляете список организаций и учреждений, которые находятся рядом с вами, продумываете, как эти организации узнают о вас, и почему люди оттуда должны будут начать к вам ходить. Ну и конечно считаете трафик, в разное время. Ещё всегда надо держать себя в руках и не начать подыгрывать себе - если помещение вам очень нравится, то вам всеми правдами и неправдами захочется насчитать побольше трафика и найти многообещающие рассадники целевой аудитории неподалёку. После всех подсчетов составляете примерную финансовую модель - прикидываете все ежемесячные траты, считаете сколько вам нужно делать, чтобы выходить в ноль, и какое число чеков для этого нужно. Но важно понимать, что как бы правильно вы не посчитали, сколько бы всего не учли - всё может оказаться совсем иначе, чем в ваших расчетах на бумаге.

Это то, как надо делать, когда у вас достаточно времени для принятия взвешенного решения. На практике у нас был день на то, чтобы все взвесить и подсчитать. Нет, нас никто не подгонял и собственник не создавал условий спешки «да за вами тут очередь стоит». Но решение надо было принимать. Мы посчитали все как смогли, на коленке, прикинули, взвесили. Через день подписали договор аренды.

Сейчас вставка из будущего - мы приняли самое правильное решение и полностью угадали с выбором. Так и хочется послать себе в прошлое это знание, - эй там, не трясись и спи спокойно, вы красавчики и все просто отлично!

Отдельно про договор аренды. Он был у меня наготове. Я заранее прорабатывала все пункты, согласовывала и обсуждала их с юридическим отделом у себя на работе. В этом плане мы подготовились. Важные моменты, которые вам нужно проверить при составлении/проверке/подписании договора: 1) срок договора аренды 2) неотделимые/отделимые улучшения 3) ремонтные каникулы 4) предоставление юридического адреса 5) возможность размещения рекламной/информационной вывески 6) условия пролонгации договора и увеличения арендной ставки, индексация 7) условия расторжения договора. Также важно правильно составить акт сдачи-приемки помещения - лучше прописать все, что вы принимаете в пользование и состояние этого «всего», вплоть до текущих показаний счетчиков и наличия/состояния пожарки. К договору обязательно прилагаются документы, подтверждающие, что помещение действительно находится в собственности у арендодателя, плюс выписка из кадастрового реестра или иной документ, подтверждающий, что это нежилое помещение свободного назначения.

Правильно составленный договор аренды понадобится вам очень на многих этапах. Это не только гарантия спокойной жизни арендатора и арендодателя. Вот где нам понадобился договор:

При заключении договора на аренду и обслуживание кассового оборудования - Сбербанк (осторожно реклама!) запросил у нас на проверку все документы на помещение.

При согласовании вывески мы предоставляли договор аренды помещения. При подаче заявления о начале предпринимательской деятельности. Плюс, что важно для нас, договор аренды помещения и наличие постоянного юридического адреса нужен для подачи заявки на участие в городских фестивалях «Московские сезоны». Одним словом - договор аренды это очень важно.

Теперь про деньги. Как я уже написала, накопить мы не успели, поэтому взяли кредит на два с половиной года. Такой вот у нас вышел all in. Ежемесячный платёж по кредиту мы заложили в бюджет как и другие регулярные списания - аренда помещения, аренда оборудования, кредит, расходники, продукты, налоги, интернет - вот что формирует все наши расходы на месяц. Получившуюся сумму делим на количество рабочих дней. В сумму кредита мы заложили оплату аренды первого и последнего месяцев с учетом ремонтных каникул, плюс небольшой запас на оплату аренды на первое время. ФОТ на сотрудников на старте мы не закладывали, так как работать планировали самостоятельно. По аренде кофейного оборудования и по зерну у нас уже были договоренности и партнерка с нашими друзьями с ярмарок. Плюс в расчеты мы не закладывали наш дополнительный заработок по обучению бариста и участие в фестивалях/маркетах.

Итак, с 1 декабря у нас на руках был действующий договор аренды, 3 комплекта ключей и 18 квадратов бывшего офисного помещения. Игорь написал заявление на увольнение. Наметили фронт работ - сделать что-то со стенами, заменить потолок (был страшный навесной офисный потолок с плафонами), поставить барную стойку, заказать и установить вывеску. Разобраться с кассовым оборудованием, закупить нужную технику и инвентарь. Пожарка у нас уже была, это большой плюс. Все работы делать планировали самостоятельно, кроме потолка, да и делать то особо было нечего - помещение в отличном состоянии. Покрасить стены, декорировать брусом, сделать в баре фартук из плитки.

Снова информация из будущего, с разбором основных ошибок и промахов. Как только вы заключили договор аренды, на следующий же день начинайте решать все задачи, которые будете выполнять не вы - все договоры с контрагентами и сторонними компаниями, все заказы. В первую очередь речь идёт о любой мебели на заказ, в нашем случае, о барной стойке, о кассовом оборудовании и о вывеске. Все что вы сможете сделать сами - оставляйте на последний момент - вы то уж сами себя не подведёте, стены покрасите и в выходные, и ночью, и в 25й час суток. А компании-контрагенты (если только это не частники) имеют рабочие дни, рабочие часы, регламенты и «вы не одни такие, ждите». Все, где могут быть бюрократические проволочки, делайте в первую очередь. Если бы мы знали все это, то открылись бы через две недели с момента подписания договора, 17го декабря. Но мы открылись на неделю позже, 24го. Потому что мы начали с покупки стройматериалов, внутреннего оформления и заказа упаковки и расходников.

По барной стойке. Я обещала перечислить совершенно незанятые ниши, где просто нет конкуренции. Это одна из них. Найти хорошую барную стойку, которая не будет стоить как чугунный мост, будет подходить по цвету, материалам и размерам, и будет изготовлена в приемлемые сроки - практически невозможно. . Новые кофейни открываются каждый день, сотни. Предложите новичкам бюджетный вариант в пределах 25-30 тысяч, в нормальные сроки - и будет всем счастье. Мы нашли компанию, которая пообещала нам изготовить стойку за 7 рабочих дней, в итоге мы ждали ее все 20. При полной оплате заказа в день оформления, мы до предела истрепали себе все нервы. Познали все прелести кол-центров и «позвоните на склад/как я могу к вам обращаться/ я запишу вообще обращение». Это было ужасно. В итоге стойку нам изготовили, доставили и установили, - мы ей довольны, - но компанию-изготовителя я не посоветую и врагу.

Вывеска. Это была самая сложная часть при открытии кофейни. Само изготовлениен вывески, и разработка макета, утверждение материалов и общего вида заняло совсем не много времени. А вот на моменте согласования был настоящий бюрократический бой, причём не с архитектурным департаментом, а с тсж и управляющей компанией дома. В общем, удачи всем, кто ввяжется в этот неравный бой - вам в помощь постановление Правительства Москвы о размещении инф-конструкций в г.Москве 902-ПП, графическое приложение к нему, закон 2300-1 «О защите прав потребителей» об информации и сведениях о профиле деятельности организации. И терпение. В итоге наша вывеска получилась не очень приметная, но лично мы - за аккуратный вид московских улиц, без световых коробов и консольных конструкций. После всех задержек и проволочек мы дали добро на монтаж вывески за день до открытия кофейни.

За 2 недели мы самостоятельно покрасили стены в шоколадный цвет, положили плитку, заказали натяжной потолок и монтаж света (сделали за день). Заказали меловые доски, составили меню и оформили его. Собрали мебель, установили кофемашину и кофемолку.

Закупили весь необходимый инвентарь для бариста - питчеры, молочники для эспрессо, дорогущие электронные весы с таймером для эспрессо и темпер, и коврики и нок-бокс, куда бариста сбрасывает отработанный кофе; все для чистки группы. Сиропов купили всего 4 бутылки - ореховый, ванильный, карамельный и соленая карамель, - решили не устраивать сиропное мракобесие.

Также за это время мы составили и подписали договор со сбером на аренду кассового оборудования и эквайринг. Забавно, я думала, что касса - это и есть та штука, к которой прикладываешь карту, и к которой зовут ту самую Галю в магазине, чтобы отменить покупку. Но нет - мухи отдельно, а котлеты отдельно. Касса - для заведения заказа, отчётов и налоговой, а для оплаты по карте - эквайринг. Объясню почему мы не купили кассу, а взяли в аренду - для меня темный лес, как регистрировать кассу, что делать с фискальным накопителем и почему он должен быть именно на 26 месяцев и зачем тогда выпускают ФН на 13. А при договоре аренды кассового оборудования (у нас чудесный эвотор) за вас все делают, регистрируют, настраивают и обучают. И все удовольствие за 2500 в месяц, списывается автоматически с бизнес счета.

Покупка мелкой техники: купили небольшой холодильник, микроволновку, мармит-бойлер для кипятка, денежный ящик к кассе, колонку для музыки, роутер. И.., и вроде все.

Немного про наше общее состояние в то время. Это было очень тяжело, как в эмоциональном, так и в физическом плане. Мы никому ничего не говорили про то, что открываем кофейню - ни родителям, ни друзьям, ни коллегам. По многим причинам - хотели сказать только тогда, когда все будет уже точно, наверняка, - в первые дни самим-то страшно было поверить в то, что мы в это влезли. Плюс боялись, что если нас начнут отговаривать и пугать, то мы поддадимся и пойдём на попятную. Не хотели советоваться со всеми и обсуждать, чтобы не перекладывать на кого-то ответственность - знаете ведь как это делается, сначала спрашиваешь у всех, а потом вроде и не ты дурак, а тебе посоветовали. Волновались оба просто ужасно, и вместе, и каждый сам по отдельности. Довольно тяжело психологически тратить за неделю-две деньги, которыми ты никогда не располагал, страшно подписывать договоры на суммы больше 30к. Плюс накладывался процесс увольнения с работы, а у меня наоборот добавилась работа, неделя отпуска на первое время ремонта прошла. Решение новых задач, проблемы, новая постоянная ответственность. Короче, это трудно, очень.

Но мы умнички - без поддержки друг друга мы бы вообще не вывезли все это. За неделю до открытия мы наконец всем сказали. Да, эмоций было много.

Фух. Что-то много для одного раза. Сделаем паузу? В следующий раз постараюсь не затягивать.

Напишу про то, как прошло открытие, как отработали неделю перед Новым годом. Как прошёл январь и сколько булочек перепробовали, пока не нашли хорошего поставщика. Почему пока не работаем в выходные. Как мы выросли в два раза в феврале, ну и немного про обучение бариста.